KV 25100 vs. KV 22200 Betreuungsgebühr: Häufige Verwechslung

Eine der häufigsten Verwechslungen in Notarrechnungen: KV 25100 wird in vielen Ratgebern fälschlich als „Betreuungsgebühr" bezeichnet. Tatsächlich ist KV 25100 nach Anlage 1 GNotKG die Unterschriftsbeglaubigung mit Faktor 0,2 und einem Höchstbetrag von 70 € (§ 121 GNotKG). Die echte Betreuungsgebühr ist KV 22200 mit Faktor 0,5. Dieser Leitfaden räumt die Verwechslung auf und zeigt, wann KV 22200 zulässig ist, wann nicht, und wie Sie unzulässige Ansätze beanstanden.

Klarstellung: KV 25100 ≠ Betreuungsgebühr

Häufige Verwechslung: KV 25100 ist nach Anlage 1 GNotKG die Unterschriftsbeglaubigung, nicht die Betreuungsgebühr. Faktor 0,2 auf die 1,0-Gebühr aus Tabelle B, gedeckelt nach § 121 GNotKG auf maximal 70 €. Wer eine Unterschrift beglaubigen lässt (z. B. Handelsregister-Anmeldungen, Vorsorgevollmachten in Beglaubigungsform), zahlt diese geringe Gebühr.

Die Betreuungsgebühr ist demgegenüber KV 22200 mit Faktor 0,5 auf die 1,0-Gebühr aus Tabelle B. Sie gilt der „über das Übliche hinausgehenden" Tätigkeit des Notars im Zusammenhang mit einer Urkunde, ergänzend zur Beurkundungsgebühr (KV 21100 / 21200) und Vollzugsgebühr (KV 22110). Sie darf nicht parallel für identische Tätigkeiten angesetzt werden.

Typische Anwendung von KV 22200: Auslandsbezug, mehrfache Vorbesprechungs­termine, umfangreiche Treuhandüberwachung, Klärung komplexer rechtlicher Vorfragen, Vermittlung zwischen mehreren Beteiligten mit unterschiedlichen Interessen.

Wann darf der Notar KV 22200 abrechnen?

Drei Voraussetzungen müssen gleichzeitig erfüllt sein:

1. Tatsächliche Mehrleistung: Der Notar muss eine konkrete Tätigkeit benennen können, die über die normale Beurkundung und Vollzug hinausgeht.
2. Nicht durch andere KV-Position abgedeckt: Die Tätigkeit darf nicht bereits in KV 21100 (Beurkundung), KV 22110 (Vollzug) oder einer anderen Position enthalten sein.
3. Dokumentierbar: Die Tätigkeit muss in der Akte (Vermerken, Korrespondenz, Notiztermin) nachvollziehbar belegt sein.

Fehlt eine dieser Voraussetzungen, ist KV 22200 nicht zulässig. Eine Korrekturbitte ist dann sachlich gerechtfertigt.

Klarstellung der GNotKG-Praxis

In der Praxis kommt KV 22200 verbreitet als pauschale Position auch in Standard-Hauskauf-Konstellationen vor. Die Tätigkeit muss tatsächlich „über das Übliche hinausgehend" sein. Ein Standard-Hauskauf ohne Besonderheiten kann KV 22200 nicht auslösen, weil dort keine Sondertätigkeit anfällt. Die Vorbemerkung zu KV 22200 ist nach der GNotKG-Fassung i.d.F. KostBRÄG 2025 (Stand 01.06.2025) streng zu lesen.

Häufige unzulässige KV-22200-Ansätze

Aus Fachliteratur und notarieller Praxis ergeben sich fünf wiederkehrende unzulässige Konstellationen:

1. Pauschale Betreuungsgebühr bei Standard-Hauskauf. Keine erkennbare Sondertätigkeit, KV 22200 trotzdem mit Faktor 0,5 angesetzt. Befund: typischerweise 100 bis 200 € zu viel.
2. KV 22200 parallel zu KV 22110. Beide Positionen vergüten dieselbe Vollzugs-/Betreuungstätigkeit, KV 22200 zusätzlich ist nur bei dokumentierter Sondertätigkeit zulässig.
3. KV 22200 für Schriftverkehr. Korrespondenz mit Banken oder Behörden ist durch die Dokumentenpauschale (KV 32001 Schreibauslagen) und die Vollzugsgebühr KV 22110 abgedeckt.
4. KV 22200 für „erhöhten Beratungsaufwand". Beratung im Rahmen der Beurkundung ist durch KV 21100 abgegolten. Separate Beratung außerhalb der Beurkundung würde unter eine andere KV-Nummer fallen.
5. KV 22200 ohne jede Begründung. Die Position erscheint pauschal, ohne dass eine konkrete Sondertätigkeit benannt wird. Hier reicht eine Nachfrage, oft korrigiert das Notariat selbst.

Historische Entwicklung der Betreuungsgebühr

Die Betreuungsgebühr hat in den letzten zwei Jahrzehnten mehrere Reformphasen durchlaufen. In der KostO (bis 2013) war sie noch deutlich großzügiger ausgelegt; mit Einführung des GNotKG 2013 wurde die Vorschrift bereits restriktiver gefasst. Auch die Bezeichnungen wurden geschärft, um Verwechslungen mit der Beglaubigungsgebühr (KV 25100) zu vermeiden.

Die Folge: Notariate mussten ihre Abrechnungspraxis anpassen. Für aktuelle Rechnungen gilt die strenge Auslegung des GNotKG i.d.F. KostBRÄG 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 109, Stand 01.06.2025).

KV 22200 vs. KV 22110: Abgrenzung

KV 22200 Faktor und Höchstwerte

Der Faktor für KV 22200 ist nach Anlage 1 GNotKG fest mit 0,5 hinterlegt. Eine Mindesthöhe ist nicht festgelegt. In der Praxis fallen KV-22200-Positionen meist zwischen 80 € und 400 € (netto) aus, mit Spitzen bis 1.000 € bei sehr hohen Geschäftswerten.

Zur Abgrenzung: KV 25100 (Unterschriftsbeglaubigung) hat Faktor 0,2 und ist nach § 121 GNotKG auf maximal 70 € gedeckelt. Wer eine Position mit „KV 25100" und einem Betrag über 70 € sieht, hat einen klaren Befund.

KV 22200 ohne Anlass: Korrekturbitte-Muster

Wenn auf Ihrer Notarrechnung KV 22200 ohne erkennbare Sondertätigkeit auftaucht, ist eine schriftliche Korrekturbitte sachlich gerechtfertigt. Hier ein Mustertext zum Anpassen:

Erfahrungswert: Paragrafengenau formulierte Korrekturbitten führen in der Praxis häufig ohne weiteres Verfahren zur Anpassung. Bei Ablehnung folgt der Antrag auf gerichtliche Entscheidung nach § 127 GNotKG (Frist: bis Ende des auf die Zustellung folgenden Kalenderjahres, § 127 Abs. 2 GNotKG); mehr dazu unter § 127 GNotKG Beschwerde Muster.

KV 22200 und die Beweislast: Wer muss was nachweisen?

Die Beweislast für das Vorliegen der „über das Übliche hinausgehenden" Tätigkeit liegt nach allgemeinen Beweisregeln beim Notar, weil er die Position ansetzt und damit eine zusätzliche Vergütung beansprucht. In der Praxis bedeutet das: Wer KV 22200 beanstandet, muss nicht selbst beweisen, dass keine Sondertätigkeit vorlag, sondern kann eine konkrete Begründung des Notars verlangen.

Bleibt die Begründung aus oder ist sie nicht überzeugend, kann die Position erfolgreich beanstandet werden. Das gilt insbesondere für Standard-Hauskauf-Konstellationen, bei denen typischerweise keine besondere Sondertätigkeit anfällt.

HowTo: KV 22200 auf der eigenen Rechnung prüfen

1. Position lokalisieren: Suche nach „KV 22200" oder „Betreuungsgebühr" auf der Kostenberechnung. Achten Sie darauf, dass eine Position mit „KV 25100" über 70 € NICHT die Betreuungsgebühr sein kann — KV 25100 ist die Unterschriftsbeglaubigung mit Höchstbetrag 70 €.
2. Faktor und Geschäftswert notieren: Faktor 0,5, Geschäftswert, Betrag.
3. Begründung suchen: Steht in der Rechnung selbst oder einem Anschreiben, welche Sondertätigkeit damit vergütet wird?
4. Plausibilitätsprüfung: Gab es in Ihrem Fall tatsächliche Mehrleistungen (Auslandsbezug, mehrere Termine, ungewöhnliche Klauseln)?
5. Bei Unklarheit: Korrekturbitte. Mustertext oben.

Wann KV 22200 tatsächlich zulässig ist: 5 Beispielsituationen

Damit die Abgrenzung nicht abstrakt bleibt, hier konkrete Konstellationen, in denen KV 22200 tatsächlich gerechtfertigt sein kann:

1. Auslandsbezug bei Bauträgern: Erwerber mit ausländischem Wohnsitz, mehrsprachige Beurkundung, Übersetzung von Dokumenten, Korrespondenz mit ausländischer Notariatskammer. Klar dokumentierter Mehraufwand.
2. Komplexe Treuhandkonstellation: Bauträgerverkauf mit mehrstufiger Lastenfreistellung, Kettenkauf, mehreren Bürgschaftsbanken. Treuhandtätigkeit geht über die Standard-MaBV-Überwachung hinaus.
3. Konzernumstrukturierung: Spaltung, Verschmelzung oder Umwandlung mit ungewöhnlichen Klauseln, mehrfachen Besprechungs­terminen, gesellschaftsrechtlichen Vorfragen. Eigene Vertiefungs­tätigkeit des Notars.
4. Mehrere streitende Parteien: Erbauseinandersetzung mit drei Erbenstämmen, Notar als unparteiischer Vermittler in mehreren Vorgesprächen. Tatsächlicher Mehraufwand vor und nach der Beurkundung.
5. Beratungsbedarf bei steuerlich heiklen Konstellationen: Wenn der Notar im Rahmen seiner Belehrungspflicht zusätzliche Hinweise zu schenkungsteuerrechtlichen Risiken erteilen muss, die über Standard-Hinweise hinausgehen.

In all diesen Fällen sollte das Notariat die Sondertätigkeit in der Akte konkret dokumentieren. Auf Anfrage muss diese Dokumentation einsehbar gemacht werden, sonst ist die Beanstandung von KV 22200 sachlich begründet.

KV 22200 und die Höhe des Geschäftswerts

Ein häufig übersehener Aspekt: Der Geschäftswert von KV 22200 muss nicht zwingend mit dem der Beurkundungsgebühr identisch sein. KV 22200 kann auch auf einen Teilwert beschränkt sein, wenn die Sondertätigkeit nur einen Aspekt des Vorgangs betrifft.

Beispiel: Bauträgerkauf 500.000 €, davon 100.000 € mit komplexen Sonderausstattungs­regelungen. Der Notar erbringt Sondertätigkeit im Hinblick auf die Sonderausstattung. KV 22200 sollte sich dann auf 100.000 € beziehen, nicht auf 500.000 €. Wer auf der Notarrechnung sieht, dass KV 22200 mit demselben Geschäftswert wie KV 21100 angesetzt ist, sollte die Position kritisch hinterfragen.

Beispiel-Befund: KV 22200 ohne Anlass

Beachten Sie: Eine sachliche Korrekturbitte mit Verweis auf die einschlägigen Paragrafen und KV-Vorbemerkungen führt in mehr als der Hälfte aller Fälle zu einer Stornierung der Position, ohne dass ein förmlicher Antrag nötig wird. Erst wenn das Notariat die Korrektur ablehnt, sollte der Weg zum Landgericht über § 127 GNotKG eingeschlagen werden. Eine Vorlage finden Sie unter § 127 GNotKG Beschwerde Muster.

Wichtig zur Einordnung: KV 22200 ist keine generell unzulässige Position. Wenn die Voraussetzungen vorliegen und die Sondertätigkeit dokumentiert ist, hat der Notar einen rechtlich klaren Vergütungsanspruch. Die Beanstandung sollte nicht reflexhaft erfolgen, sondern nach konkreter Prüfung der Akte und der angefallenen Tätigkeiten.

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